Month: May 2014

Identify Project Stakeholders (SH’s)

Posted on

If you are preparing for the PMI-RMP® examination, you must read the 5th of PMBOK® and there is a new knowledge area for Project Stakeholder Management. So, as long as PMI is highlighting the importance of Stakeholders, you, as a future Risk Manager, must pay the prompt attention.

meetings
The first step is to identify the potential Stakeholders (SH’s) of the project by working side by side with the Project Manager. According to PMI, a stakeholder is: “an individual, group, or organization who may affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a decision, activity, or outcome of a project” (PMBoK 5th ed, p.30). So everyone associated with your project is a stakeholder and we need to be aware of their existence.
Formulating a detailed profile of each stakeholder, can be difficult and should be approached seriously. The immediate stakeholders are easy enough to find:
a. The most important stakeholder is the Project Sponsor which has approved the project and it is important that he maintains enthusiasm for the project throughout its lifecycle.

close the project

b. Another important stakeholder is one that we tend to ignore in our analysis: the project manager. Is he getting the project team excited about the project and are regularly reinforcing the overall vision? A project is possible to fail if the project manager is not 100% behind the work.

c. Moreover, the people of project team itself are vital stakeholders: they are the ones that do the work, so does it have any meaning for them? Or are they just doing this for a pay cheque?

d. At least but not last, Customers and End-users are obvious stakeholders. Managing customers can be tricky, as we have a tendency to encourage them to dream up too many requirements. Listening to everyone’s requests can pull a product in too many different directions. End users should definitely be involved in any project where there is a large user-interface component.

e. More difficult to identify are the external stakeholders. The project manager needs to be aware of any regulatory body that controls this sector and to learn about their requirements for the project’s deliverables.

Integrate images

f. Other potential stakeholders are those who are aware of the project but are not sure what it is about. This is a common problem with automation projects – people carrying out manual tasks often fear for their future when high-tech investments are rumoured.

Once you have identified your stakeholders, then it is useful to create a power/interest grid to highlight their relative importance to the project. It is useful to ask what can each stakeholder bring to the project and insure that their views and expertise are exploited to the full for the benefit of the project.

Εικόνα1

Another useful practice is to decide the stakeholders’ attitudes to the project with a tool called the Stakeholder Engagement Assessment Matrix that allows you to plot the current and desired attitude to the project. This tool has 5 categories: unaware, resistant, neutral, supportive and leading. The likes of the sponsor and project manager need to be leading and everyone else should be supportive. It is tempting to be satisfied if a stakeholder is unaware or neutral, but this can lead to trouble down the line.

Stakeholders are often regarded by risk managers as potential risks and that is a reasonable approach to take because a risk is an uncertainty and stakeholders, being people, can change their minds and no longer support the project. For a Risk Manager, every stakeholder must be managed throughout the project and supplied with the specific information that they require. Depending on the individuals involved, SH’s should be engaged in the planning and execution of the project – providing inputs to the decision-making process and even being allowed to make decisions where appropriate.

In summary, stakeholder management is vital and you do not have to be a PMI-RMP® exam candidate to appreciate that. The important thing to remember is that the stakeholders are not necessarily obstacles to the project goals; if treated properly, every one of them has the potential to contribute to the project’s success. You just need to recognize what they can contribute and tap into that potential.

Note: PMI, PMP, and PMBOK Guide are registered marks of the Project Management Institute, Inc

 

CFO’s and Risk Management

Posted on

The following is a small but very interesting video explaining the CFO’s role in Risk Management.

Enjoy!!!

Famous proverb about the importance of Risk.

Posted on

How much risk will you take?

“To laugh is to risk appearing the fool.

  To weep is to risk being called sentimental.

  To reach out to another is to risk involvement.

  To expose feelings is to risk showing your true self.

  To place your ideas and your dreams before the crowd is to risk being called a fool.

   To love is to risk not being loved in return.

   To live is to risk dying.

   To hope is to risk despair, and to try is to risk failure.

   But risks must be taken, because the greatest risk in life is to risk nothing.      The person who risks nothing does nothing, has nothing, is nothing and becomes nothing.”

…and the same is true for families, teams, projects, organisations, nations…

Janet Rand (often attributed to Leo Buscaglia)

Latin Hypercube Versus Monte Carlo Sampling

Posted on

If you are trying to pass the PMI-RMP exam, you might face 1 or 2  questions regarding the Latin Hypercube Sampling. Read the following post for a better understanding.

Latin Hypercube Versus Monte Carlo Sampling.

Προετοιμασία για την πιστοποίηση PMΙ-RMP® – Risk Management Professional σε όλο τον κόσμο

Posted on

Το πρόγραμμα προσφέρει πλήρη προετοιμασία για την συμμετοχή στις εξετάσεις πιστοποίησης διαχειριστών ρίσκων σε έργα PMI-RMP® – Risk Management Professional του PMI.

 

glowing-world-map-background-1280x800

 

Η προετοιμασία εξ αποστάσεως υλοποιείται σε προκαθορισμένες συναντήσεις μεταξύ εκπαιδευτή και εκπαιδευόμενου. Ο χρόνος των συναντήσεων συμφωνείται έτσι ώστε να εξυπηρετεί τον εκπαιδευόμενο. Για εργαζόμενους, οι απογευματινές ώρες είναι οι πλέον κατάλληλες.

Πλεονεκτήματα μεθόδου:

  • Επιλογή χρόνου που εξυπηρετεί.
  • Εκπαίδευση από το σπίτι ή το γραφείο.
  • Συναντήσεις σε πραγματικό χρόνο.
  • Αποστολή πλούσιου εκπαιδευτικού υλικού, παρουσιάσεων, τεστ μέσω διαδικτύου.
  • Κατευθύνσεις από τον εισηγητή κατά την διάρκεια όλου του προγράμματος (1 – 2 μήνες ανάλογα με το φόρτο εργασίας του συμμετέχοντα).
  • Αποφυγή χρόνου και εξόδων μετακίνησης.

Το πρόγραμμα υποστηρίζεται από:

  • Πλατφόρμα σύγχρονης τηλεκπαίδευσης για τις εκπαιδευτικές συνεδρίες
  • Πλατφόρμα ασύγχρονης τηλεκπαίδευσης για ερωτηματολόγια, ασκήσεις και forum.
  • Εκπαιδευτικό υλικό και σημειώσεις σε ηλεκτρονική μορφή.

Ήδη έχουν υποβάλει αίτηση οι πρώτοι συμμετέχοντες σε προγράμματα εξ ολοκλήρου από απόσταση.

 

Note: “PMI”, “PMP”, and “PMBOK Guide” are registered marks of the Project Management Institute, Inc.

Ολοκλήρωση 2ου PMI-RMP® Prep course στη Θεσσαλονίκη – Απρίλιος 2014

Posted on

Η επιτυχής ολοκλήρωση του PMI-RMP® -RiskManagement Professional είναι πραγματικότητα για ακόμα μια φορά !

Μετά από επίμονη δουλειά και εντατικό πρόγραμμα καταφέραμε να εμβαθύνουμε αρκετά στην ουσιαστική γνώση του RiskManagement σύμφωνα με το πρότυπο του PMI®.

Η προετοιμασία μας όμως δεν σταματάει.  Η συνεχής εξ αποστάσεως καθοδήγηση και κατεύθυνση από τον εισηγητή μέσω της πλατφόρμας ασύγχρονης τηλεκπαίδευσης  συμβάλει αποτελεσματικά και αποδοτικά στην ολοκλήρωση της προετοιμασίας πριν από τις εξετάσεις.

 

DSC06044

 

Τι είπαν οι ίδιοι οι συμμετέχοντες:

” Δυνατό του σημείο είναι η αμεσότητα του εισηγητή και η άριστη γνώση του αντικειμένου. Πραγματικά ο χρόνος περνούσε χωρίς να το καταλαβαίνω. Θα το συνιστούσα ακόμη και σε επαγγελματίες που δεν ασχολούνται με την διαχείριση έργων- ρίσκων για την όλη φιλοσοφία του προγράμματος αλλά και την προσέγγιση του θέματος Πολύ ευχάριστο και χρήσιμο course! ” Βαγγέλης

” Διεθνής πιστοποίηση. Σωστή και παραγωγική πρακτική. Χρήσιμες γνώσεις όχι μόνο για της εργασία αλλά και για την προσωπική ζωή. Ένα από τα πιο δυνατά σημεία του σεμιναρίου είναι η επίλυση αποριών μέσω διαγραμμάτων και εικόνων με αποτέλεσμα να γίνεται πολύ πιο κατανοητή κάθε ενότητα της εκπαίδευσης”  Θανάσης

 

DSC06050

 

Θυμίζουμε:

Τα επόμενα προγράμματα μας σε Αθήνα – Θεσσαλονίκη – Κύπρο για PMP, PMI-RMPκαι MSProject: http://www.humanasset.gr/

Οι θέσεις είναι περιορισμένες σε κάθε πρόγραμμα για λόγους ποιότητας και αποτελεσματικότητας.

Note: PMI, PMP, and PMBOK Guide are registered marks of the Project Management Institute, Inc

Tips for Passing the Risk Management Professional (PMI-RMP)® Exam

Posted on

The Project Management Institute – Risk Management Professional (PMI-RMP)® certification is geared toward project risk managers. Obtaining this certification shows that you can describe and apply the principles and ITTO’s of Risk Management. You will need to study Chapter 11 of the Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Practice Standard for Risk Management and as well as other sources to be ready for the exam.

 

success

 

As a trainer for PMI-RMP certification, I will recommend the following tips to help you study and pass the PMI-RMP:

1.       Know the five domains of risk management. The PMI-RMP has 170 questions; 150 are scored and the others are pretest questions. The exam is split among PMI’s Five Domains of Risk Management, which are:

  • Risk Strategy and Planning: 19-20 percent. Concerns tasks and processes for selecting   and developing risk management procedures and tools, producing the risk management plan, and setting procedures for evaluating risks and updating the risk management plan. Be familiar with the parts of the risk management plan, especially its inputs.
  • Stakeholder Engagement: 19-20 percent. Activities related to getting stakeholders and project team members on board with risk management. These tasks are important to develop a team-wide, and even organization-wide, commitment to risk management. Be familiar with risk communication procedures, enterprise environmental factors and organizational process assets, and risk tolerance evaluation.
  • Risk Process Facilitation: 25-28 percent. Activities related to executing the risk management strategy. Be familiar with qualitative and quantitative risk analysis tools and techniques, estimating probability and impact, and developing contingency reserves.
  • Risk Monitoring and Reporting: 19-20 percent. Activities related to evaluating risk response against data gathered, updating stakeholders and the project team on risks, and continuously improving risk management. Be familiar with data gathering and management techniques and communications management.
  • Perform Specialized Risk Analyses: 14-16 percent. Activities related to advanced risk identification, analysis, and tools and techniques. Be familiar with statistics, especially concerning interpreting quantitative and qualitative data, and with building representative risk models.

For more on these, review the exam outline, handbook, and eligibility guidelines at PMI’s RMP home page.

 2.       Be familiar with both quantitative and qualitative risk techniques. Quantitative risk techniques to study include sensitivity analysis, expected monetary value (EMV), Monte Carlo simulation, Latin Hypercube simulation, integrated cost/schedule, multi-factor regression analysis, and bowtie analysis. Qualitative risk techniques include probability-impact analysis and scenario planning. Don’t forget to perform analysis for both threats and opportunities. Responding to threats can decrease the chance of project failure, but being able to respond to opportunities can help increase the project’s value.

3.       Start with the PMBOK® Guide but be prepared to move beyond it. Chapter 11 of the PMBOK® Guide deals with Project Risk Management and is an excellent resource for each of the items that is on the exam. It will not be enough just to read Chapter 11, though; you will need to understand and be very familiar with each of the processes and its inputs, tools and techniques, and outputs. Additional chapters from the PMBOK® Guide that will be helpful in your study include Stakeholder Management (Chapter 13), Communication Management (Chapter 9) Human Resource Management (Chapter 10) Quality Management (Chapter 8) and Procurement Management (Chapter 12).

Likewise, be prepared to read additional sources to supplement the PMBOK® Guide. Recommended supplemental texts include:

4.       Be familiar with Stakeholder analysis as it relates to risk management. This includes developing a sense of each stakeholder’s risk attitude. Remember that a risk attitude is composed of three parts:

  • Risk attitude, or how much risk one is willing to take to get a certain reward
  • Risk tolerance, or how much risk one is willing to withstand
  • Risk threshold, or the point above which further risk is unacceptable.

Knowing how each stakeholder approaches risk, along with studying historical information to gauge the organization’s risk approach, are both key inputs to establishing an appropriate risk threshold for the project.

5.       Be familiar with communication procedures related to risk management. The key points to remember here are to consider both communication to involve stakeholders in defining the risk management strategy and communications to update stakeholders on risks. Both are important. Stakeholders who help define project risks are likely to be more engaged on the project and will be more eager to hear updates. Make sure that stakeholders and the project team receive regular updates in consistent format on how project risks are progressing.

6.       Apply the test-taking approach of taking the exam in rounds. Like many other certification exams, it can be useful to approach the PMI-RMP exam in several rounds. First, identify and answer the questions with which you are most confident and mark the rest for review. Second, take about a minute or two per question to analyze each remaining question and answer the ones you can after this time. Then, mark the remaining questions for review again for a third round in which you approach them in-depth, taking between three to five minutes per question. If any are left after this process, take a guess based on your instinct. The purpose of this approach is to identify the questions that need more of your time before being answered. It is important that you do not leave any questions unanswered because a blank response is 100 percent likely to be wrong and you are not further penalized for wrong answers.

 

Note: PMI, PMP, and PMBOK Guide are registered marks of the Project Management Institute, Inc

Μάξιμε συγχαρητήρια! Νέα επιτυχία στις εξετάσεις του Risk Management Professional!

Posted on

Θερμά συγχαρητήρια στο Μάξιμο ο οποίος ολοκλήρωσε με επιτυχία την προσπάθεια του για απόκτηση της πιστοποίησης Risk Management Professional (PMI-RMP). Ευχόμαστε από την καρδιά μας κάθε επαγγελματική επιτυχία και αξιοποίηση του νέου τίτλου. Τι είπε ο Μάξιμος για την εμπειρία του:

” Το σεμινάριο δίνει πάρα πολλά εφόδια σε όποιον ασχολείται με το Project Management, και όχι μόνο, για την διαχείριση και αντιμετώπιση των ρίσκων, καλύπτει το θέμα σφαιρικά  και το συνιστώ ανεπιφύλακτα. Επίσης, θέλω να επισημάνω την ικανότητα του εκπαιδευτή  όσον αφορά τη μεταδοτικότητα και την άρτια γνώση του αντικειμένου. Η στήριξη του μετά το πέρας του σεμιναρίου μέχρι και τη μέρα των εξετάσεων ήταν για μένα καταλύτης για να αποκτήσω την πιστοποίηση  PMI-RMP σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Με εκτίμηση,

Μάξιμος Κωνσταντινίδης”

 

Note: “PMI”, “PMP”, and “PMBOK Guide” are registered marks of the Project Management Institute, Inc.

Ολοκλήρωση Risk Management (PMI-RMP®) Prep course στην Θεσσαλονίκη – Ιανουάριος 2014

Posted on

Η επιτυχής ολοκλήρωση του πρώτου σεμιναρίου PMI-RMP® – RiskManagement Professional στην Ελλάδα είναι πραγματικότητα.

Η λεπτομερής παρουσίαση των αντίστοιχων ενοτήτων που αφορούν την διαχείριση κινδύνων σε συνδυασμό με ένα σύνολο ασκήσεων και case studies συνέβαλαν ώστε οι συμμετέχοντες να αποκτήσουν ουσιαστική γνώση σε ότι αφορά το πρότυπο του PMI® για την διαχείριση κινδύνων.

 

DSC05873DSC05872

 

Ο δρόμος της προετοιμασίας ωστόσο συνεχίζεται με κατεύθυνση από τον εισηγητή μέσω της πλατφόρμας ασύγχρονης τηλεκπαίδευσης αλλά και καθοδήγηση καθ’ όλη τη διάρκεια της μελέτης. Στόχος μας η επιτυχία στις εξετάσεις του PMIαλλά και η απόκτηση ουσιαστικής γνώσης !

DSC05912

 

Ακροβατώντας μεταξύ Διακινδύνευσης και Κινδύνου!!!

Posted on

ΟJames Lam στοWiley Finance © 2003 είπε: “The only alternative
to risk management is crisis management and crisis management is much more expensive, time consuming and embarrassing.
“ Με την φράση αυτή ήθελε να τονίσει την σημασία του RiskManagement, όχι μόνο στο πεδίο των επιχειρήσεων-εταιρειών αλλά και στην καθημερινή μας ζωή.

Ποιος είναι όμως ο σωστός ορισμός στα ελληνικά που πρέπει να χρησιμοποιούμε όταν αναφερόμαστε στο RiskManagement; Οι δύο επικρατέστεροι όροι για τη μετάφραση είναι οι «Κίνδυνος» και «Διακινδύνευση».

Ποιος είναι άραγε σωστός και ποιος λάθος; Κατά την γνώμη μου και οι δύο αρκεί να χρησιμοποιούνται  στην κατάλληλη περίσταση.

Εικόνα2

 

Η αγγλική γλώσσα κάποιες φορές μας παραπλανεί καθώς δεν ξεχωρίζει κανείς το ουσιαστικό από το ρήμα, παρά μόνο στο πλαίσιο (context) μιας πρότασης. Έτσι λοιπόν ο όρος Risk θα μπορούσε αλλού να σημαίνει «Kίνδυνος» (John will be responsible for the risk of raw materials delay) και αλλού «Διακινδυνεύω» ή κινδυνεύω (We risk being late by accepting this change request).

Συμπερασματικά, θα πρέπει να διακρίνουμε σε ποιες περιπτώσεις ο όρος Risk αναφέρεται στον κίνδυνο ή στη διακινδύνευση και να μεταφράσουμε ανάλογα. Για παράδειγμα οι τέσσερις βασικές διεργασίες διαχείρισης κινδύνου θα μπορούσαν να μεταφραστούν ως εξής:

Risk Identification – Εντοπισμός κινδύνων (αναζητούμε τους κινδύνους όχι το πόσο σημαντικοί είναι).

Risk Analysis – Ανάλυση διακινδύνευσης (αναζητούμε το πόσο σημαντικός είναι κάθε κίνδυνος).

Risk Response – Αντίδραση στους κινδύνους (η αντίδρασή μας δεν έχει ως στόχο τη μετρική αλλά τον ίδιο τον κίνδυνο – φυσικά στο τέλος διαφοροποιείται και η διακινδύνευση ως συνέπεια των μέτρων που πήραμε επί του κινδύνου).

Risk Control – Έλεγχος κινδύνου (ομοίως, αυτό που παρακολουθούμε είναι συνολικά ο κίνδυνος και όχι αποκλειστικά και μόνο η μετρική του).

Εικόνα1

 

Συμπερασματικά, όταν αναφερόμαστε στο Risk ως “το αβέβαιο γεγονός που σε περίπτωση που προκύψει θα επηρεάσει τους στόχους του έργου μας” αυτό είναι «κίνδυνος». Όταν όμως αναφερόμαστε στη μετρική του κινδύνου δηλαδή στο “γινόμενο συνέπειας επί πιθανότητας” τότε μπορούμε να μιλάμε για «διακινδύνευση».

Αν έπρεπε λοιπόν να επιλέξουμε έναν εκ των δύο όρων, πιθανότατα ο όρος «κίνδυνος» θα οδηγήσει σε λιγότερα προβλήματα κατανόησης από τον όρο «διακινδύνευση». Παρόλα αυτά, η κατά περίπτωση χρήση και των δύο όρων είναι η πλέον κατάλληλη λύση.